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Office de l'eau Guadeloupe
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Écrit par Administrator   
Mercredi, 30 Mai 2012 13:49

Bienvenue sur le site Internet dédié à votre Outil de collaboration pour gérer les projets de l'Office de l'eau Guadeloupe

 

C’est un outil qui vous permet de travailler sur vos projets et idées en ligne en collaboration avec des membres de votre site. Vous pouvez vous en servir pour le Conseil Régional des Jeunes sous la forme d'un intranet.

Pour commencer à travailler il faut vous identifier avec votre LOGIN et Mot de Passe fournis.

Principales fonctionnalités :

  • Gestion de Projets, de tâches et de fichiers
  • Calendrier
  • Forum
  • Système de gestion de droits avancés
  • Un espace de développement extensible et flexible….


Les projets ou les zones de travail


Un projet est assimilé à un espace de travail


Projet ou espace de travail :

La création d’un projet joue un rôle fondamental. Tout ce que vous faites est directement lié à un projet et la plupart des fonctionnalités ne seront accessibles que si vous avez créé un. Donc la première chose que vous devez faire est de créer un projet. Une fois que vous avez créé un projet,  ou si vous êtes déjà membre d'un projet, vous pouvez le choisir en tant qu'espace de travail courant.


Exemple :

  • Les tâches que vous créez sont automatiquement reliées à la zone de travail que vous aurez préalablement choisie. Vous ne visualiserez que les tâches de la zone de travail dont vous êtes membre.

 

Comment  ajouter des utilisateurs à mon projet ?

Il existe plusieurs options pour ajouter des utilisateurs à un projet.


Option 1 : La première : Créer ou éditer un projet, vous pouvez inviter un membre en ajoutant son  nom ou son adresse e-mail.


Comment faire : Projets-> Nouveau, donner un nom à votre projet, une brève description et  dans la zone de texte  Invite people ajouter les noms des utilisateurs à inviter.

L’application envoi  ensuite un e-mail d’information à la personne concernée. Les personnes que vous avez invitées peuvent soit accepter ou refuser cette invitation.


Afin d'accepter une invitation, la personne concernée doit posséder un compte et être connectée sur le site.


Option 2 : Ajouter des utilisateurs comme pour l’option 1, et choisir de forcer l’inscription en cochant l’option forcer.


Important : ceci ne s'applique que si l'utilisateur que vous souhaitez inviter possède déjà un compte

Le forçage d’inscription d’un utilisateur à rejoindre un projet (espace de travail), sera automatiquement validé et ajouté au projet, sans que celui-ci ne puisse donner son accord.


Option 3: Ajouter un utilisateur à votre projet en allant à

Utilisateurs (users) - > Nouveau.

 

Par défaut, cette option n’est seulement disponible que pour les administrateurs.

 

En créant un nouvel utilisateur, vous créez également un nouveau compte sur votre site.  Il faut donc bien s'assurer que l'utilisateur ne soit pas déjà présent dans la liste des utilisateurs. Noter que les utilisateurs seront invités au projet que vous avez défini comme zone de travail.


Comment les membres peuvent-ils rejoindre mon projet?

En tant qu’administrateur de projet, il faut s’assurer que votre projet pourra être vu par les autres membres. Pour ce faire, éditer votre projet et dans Paramètre d'accès sélectionner l’option «Public » et « Autorisez l’inscription » à oui et enregistrer.


Paramètres d'accès


Un utilisateur peut demander à rejoindre un projet en se rendant projets - > détails de projet (cliquer juste dessus), Là vous voyez un bouton qui indique « demander de rejoindre ce projet. En cliquant dessus, vous envoyez automatiquement une demande par e-mail au créateur du projet, ce dernier est libre d’accepter ou refuser votre participation. (- > utilisateurs - >Accepter les demandes).


Projet avec approbation :

Par défaut, un projet qui a été créé par un administrateur autre que le super-administrateur  doit être approuvé avant qu’il ne devienne actif.  Vous pouvez supprimer cette fonction en sélectionnant: --> config - >  sections - >  projet (éditer).


Archiver un projet :

Cet outil de travail collaboratif vous permet d'archiver vos projets, et  les rendre totalement invisibles. Pour archiver un projet de projet, aller - > projets - > cocher le projet en question et archives.

Vous pouvez voir vos projets archivés en utilisant le filtre (liste déroulante) au-dessus. Il est possible de réactiver un projet à tout moment. Noter que des projets archivés ne peuvent  être choisi comme zone de travail.


Est-ce que je peux créer une copie entière d'une structure de projet (Projet générique) ?

Puisqu’il n'y a aucune fonction directe pour effectuer cette opération, il y a un détournement possible:

Créer simplement un projet qui devrait agir en tant que générique et le choisir en tant que votre zone de travail ensuite, créer toutes les tâches et étapes importantes standard dont vous aurez besoin. Vous pouvez également ajouter les groupes et les utilisateurs qui devraient être dans votre projet. Une fois que tout est fini, retourner à -> projets et cliquer sur archiver.

Maintenant vous pouvez filtrer la liste de projet par « archive » et copier le projet autant de fois que vous le souhaitez. Vous pouvez alors activer ces copies ou les retirer selon les cas.  Par défaut, l’outil copiera automatiquement également toutes les tâches, étapes importantes, groupes et utilisateurs attachés au projet. Vous pouvez modifier ces paramètres  en sélectionnant:  -> config -> projet (éditer)


 



CHAPITRE 2 : GUIDE D’UTILISATEUR L’OUTIL

Guide d'utilisateur - Les groupes, les permissions et les niveaux d'accès

Les actions et leurs conditions :

Chaque événement que vous pouvez faire dans l’outil est une action.

Par exemple quand vous cliquez sur « projet », «tâches », cela  s'appelle une action. Pour effectuer une action, certaines conditions doivent être remplies par l'utilisateur qui veut l'exécuter, autrement dit l'accès sera contrôlé. Chaque action a jusqu'à 4 conditions qui doivent être remplies par l'utilisateur :

  • permission des groupes
  • Les points
  • Le drapeau
  • Permission spécial


Groupes et niveaux d'accès :

Afin de remplir les conditions d'une action, nous avons des groupes et des niveaux d'accès. Chaque utilisateur est automatiquement inclus  dans un groupe global et a un niveau d'accès global.

Nous verrons ça en détail plus tard. Jetons un coup d'œil à quels groupes et niveaux d'accès font (les conditions) :

1-      Pour remplir la première condition « état de permission de groupe », l'utilisateur doit être dans un groupe qui lui permet d'effectuer l'action.

2-      Pour remplir la deuxième et la troisième condition (« points » et « drapeau »), l'utilisateur doit avoir le niveau d'accès approprié qui lui donne des points qui sont égaux ou supérieurs  à l'action exigé. Elle doit également donner à l'utilisateur le drapeau requis.

Des drapeaux sont employés pour identifier un utilisateur spécial. Il y a deux types de drapeaux : « Administrateur de projet » et « Contrôleur d’interface ». Les administrateurs de projet sont habituellement des fondateurs ou créateurs d'un projet et ont accès administratif à ce dernier. Les contrôleurs d’interface sont similaires au super-administrateur et ont accès à tous les projets et actions, et ne se limitent pas aux deux premières conditions d'une action.


Groupes globaux et niveaux d'accès :

L’utilisateur d’un projet commence par défaut avec un groupe global et un niveau d'accès global, vous pouvez voir et éditer les groupes globaux en allant à - > groupes.

Les niveaux d'accès globaux peuvent être trouvés dans - > utilisateurs - > niveaux d'accès. Votre groupe global et niveau d'accès commençants dépendent du groupe de l’outil de travail collaboratif auquel vous appartenez. Par exemple si vous êtes un utilisateur enregistré, vous êtes automatiquement dans le groupe global « groupe enregistré » et avez le niveau d'accès global « utilisateur enregistré ».


Groupe de projet et niveaux d'accès faits sur commande :

Vous pouvez augmenter les permissions de base d'un utilisateur pour un projet, Pour créer un groupe fait sur commande pour votre projet, choisissez votre projet comme zone de travail et aller à : L’outil - > groupes - > nouveau, Choisissez  maintenant les permissions que vous voulez donner et ajouter tous les membres future participants.

Vous pouvez également créer les niveaux d'accès faits sur commande pour votre projet, Choisissez donc votre projet comme zone de travail et diriger à - > utilisateurs - > niveaux d'accès - > nouveau. Pour assigner un niveau d'accès fait sur commande à un de vos membres, aller à - > utilisateurs - > éditer l'utilisateur et modifier ce qu’il faut.


Changement des conditions :

L'actions de projet rendent les choses bien plus flexibles, vous pouvez changer les conditions de chaque action en navigant dans > config - > sections. Vous pouvez éditer chaque section et ce sont des actions.

Avertissement : Si l'état d'accès spécial est placé à « doit être dans la zone de travail », il faut la laisser de  cette façon pour que les conditions d’accès fonctionnent